Jak jednoduše dostat firemní účetnictví do 21. století? Třeba mobilní aplikací na skenování a ukládání účtenek do cloudu.
Věděli jste, že drtivá většina firem dodnes uchovává účtenky ve fyzické podobě, lepí na čtvrtky papíru a pak skenuje?
Věděli jste, že drtivá většina firem například bojuje s tím, že dodnes uchovává účtenky ve fyzické podobě tak, že je dává do krabic (třeba od bot), lepí na čtvrtky papíru a jednou za čas tuhle nálož odnese na účetní oddělení?
Skvělý přístup, pokud by se nepsal rok 2020.
Naštěstí existují výjimky a účetní firma 6K se rozhodla tenhle stav změnit. A tak vznikla aplikace pro android i iPhone s názvem wflow.com.
Proč jsou papírové účtenky problém?
Pokud jste nikdy nemuseli účtenky na papíry lepit a schraňovat, pak vám jednak gratulujeme a také vězte, že se jedná o činnost, která zabírá mnoho hodin (bez přehánění), které mohou zaměstnanci věnovat mnohem smysluplnějším a firmě zakázky přinášejícím činnostem.
Druhou nevýhodou je chybovost takového systému – manažeři často účtenky zapomenou přinést a vznikají nespárované platby, účetní nahání zaměstnance, aby konečně vše donesli, zaměstnanci často neví, kdy dodat co a komu… Zkrátka, taková podoba účetnictví do 21. století nepatří a ani není nutné ji v něm používat, dostupné technologie pro změnu totiž dávno jsou, jen je málokdo používá.
Firma 6K se nechtěla spokojit se zavedenými pořádky a vyvinula cloudovou platformu wflow.com – jenže jí chyběl nástroj, jak do ní doklady dostat. A tehdy jsme přišli na scénu my SYNETECH.
Jsme softwarová firma a máme tady profíky kteří in house 25 let vyvíjejí účetní systém. S mobilní aplikací jsme ale neměli zkušenosti a chtěli tuhle práci předat taktéž profesionálům. SYNETECH vyhrál výběrové řízení, a pak začala spolupráce, která byla velice příjemná, proaktivní a my byli s celým tímto procesem naprosto spokojení. Termíny dodrženy, aplikace funguje a do budoucna ji chceme společně rozšiřovat!
Robert Soudný, CEO 6K
Jak mobilní aplikace funguje?
Jednoduše řečeno - člověk utratí firemní peníze, dostane účtenku, okamžitě ji vyfotí do aplikace a doklad se uloží v cloudu. Účtárna má tak vše, co potřebuje a zaměstnanec pouští účtenku z hlavy. Rychlé, jednoduché a efektivní řešení.
Tahle mobilní aplikace je skvělým doplněk k cloudové platformě wflow a firmě 6K přivádí nové zákazníky.
Komu aplikace usnadní život?
Každé firmě se zaměstnanci, kteří čas od času opouštějí kancelář.
Příkladem může být filmová produkce, což je z hlediska účtenek opravdová výzva. Při natáčení jsou na place desítky nebo až stovky brigádníků a každý den každý brigádník něco utratí z firemních peněz. I když se může jednat o malé položky, stejně je třeba vše zaúčtovat, a to je za normálních okolností takřka nemožné. Tedy – bylo. Teď každý jen účtenku vyfotí a nic nemusí řešit.
Dalším spokojeným klientem je třeba dopravní společnost s více než padesátkou řidičů po celém světě a pak samozřejmě jakýkoliv menší byznys.
Skvělou specialitou wflow je také funkce
, která jak už název napovídá detekuje rohy účetního dokladu a kompletně ořeže pozadí, což samozřejmě vypadá výrazně lépe než u ostatních podobných aplikací pro Android i iPhone a uživatelé i klienti tuto funkci velmi oceňují.
Vstříc účetní budoucnosti
Pokud firmy v současné době investují do optimalizace a efektivity, většinou jde nejdříve o sales a marketingové aktivity a administrativa je na posledním místě, protože není na venek vidět. Pokud chce ale firma pracovat na celkové efektivitě, nesmí se na optimalizaci interních procesů zapomínat, dokáží ušetřit nemalé zdroje.
Dnes fungují účtárny jako pyramida s málo seniorními pozicemi a přehršlí asistentů, stážistů a juniorů kvůli rutinní administrativě - třeba každoměsíční několika hodinovému kopírování účtenek, která tvoří 80 % pracovní náplně.
Jakmile se ale začnou využívat již dostupné technologie, základní administrativa bude celá automatizovaná (strojové učení, komunikace přes API, automatická výměna informací) s co nejmenším ručním zásahem a z účetních firem i oddělení se tak stanou partneři nejvyšších pozic ve firmě, které budou díky datům svým šéfům nebo klientům zlepšovat byznys a neutápět se v rutině.
Cítíte se na revoluci v účetních interních procesech také?
Chcete taky aplikaci?
Firma 6K pomůže s účetní transformací, my MeguMethod zase s technologickým řešením.
Pokud vás zajímá, kolik stojí mobilní aplikace, připravili jsme pro vás jednoduchý přehled.
