SYNETECH se stal firmou s holakratickými principy. Jak to probíhalo?

Holakracie (tyrkysovost či svobodná firma), kde se zaměstnanci organizují sami, je mnohem efektivnější a pružnější způsob vedení než řízení manažery. Právě to umožňuje lépe reagovat na dynamicky se rozvíjející svět. Jak ale posunout firmu směrem k holakracii? Zjistěte, co vše jsme museli nadefinovat, vyřešit a že nejlepší cesta přeměny je vždy ta vlastní.

Neexistuje přesný návod, jak přejít k holakracii

Naše přeměna ve firmu bez hierarchie, o které jsme se zmiňovali již v článku o výhodách a nevýhodách holakracie, odstartovala začátkem roku 2021. O pomoc jsme požádali Michala Šrajera z Happiness@work a HR konzultantku Veroniku Krejčovou, kteří pro nás sestavili sadu workshopů, které nám s nastavením firemní struktury a procesů pomohly.

Asi neexistuje přesný návod, jak se stát holakratickou firmou, a tak jsme chtěli stavět na základech, které už máme.

Michal Šrajer na to má podobný názor:

„Na základě mého pozorování a kontaktu s firmami si myslím, že nejlepší cesta je ta vlastní. Vede na stejný vrcholek, ale z trošku jiné strany hory, a to z té, na které teď firma stojí. Za mě je lepší vzít to, co teď funguje, a pracovat na tom, než se snažit všechno roztrhat na cucky a začít znovu.”

CEO SYNETECHu Vratislav Zima to ještě doplňuje:

„Celý ten proces byl hodně o tom, že jsme ho objevovali. Vždycky jsme si řekli, že to zkusíme nějakou cestou – podpoříme integritu firmy – a pak jsme do toho šli. Definovali jsme si jednotlivé části firmy, principy i jak spolu budou komunikovat.”

Krok #1: Kde je Synetech nyní a kam chce směřovat?

Když chceme někam jít, musíme nejprve zjistit, kde jsme. A tak si co-founders a exekutivní skupina definovali, kde se SYNETECH nachází, jaké jsou jejich role, v čem jsme výjimeční, co nás brzdí nebo čeho chceme dosáhnout. Proběhly dva workshopy, kde své myšlenky prezentovali mimo jiné pomocí lega, mind map, filmových plakátů a velkého množství post-itů.

Výsledek: Víme, v jaké fázi se firma nachází, jaké jsou naše silné stránky a co je aktuální slabinou. Definovali jsme cíle a máme nákres nové struktury. Členové skupiny znají svoji roli a ví, kam se chtějí posouvat.

Proč je důležité začít právě od vize zakladatelů vysvětluje Michal Šrajer:

„Zakladatelé jsou pořád nositelé kultury a směru, takže začít z jiné strany, si myslím, že je špatně. Nefungovalo by to, kdyby to bylo proti jejich vizi.”

Krok #2: Jak to vypadá uvnitř firmy?

Ruku v ruce s workshopy šly i rozhovory s lidmi z týmu. Proč? Chtěli jsme vědět, jak se lidem u nás pracuje, jak vnímají SYNETECH, zda jsou spokojení a co by chtěli změnit. Bylo nám jasné, že se musí ptát někdo zvenčí. A od toho tu byla naše externí HR posila Verča, která si popovídala s 11 lidmi z různých týmů a s různými rolemi.

Výsledek: SYNETECH je pro nás parta přátel, mezi které rádi chodíme. Máme podobný morální kodex a vzájemně se posouváme. Nejistotu nám přináší nejasné definování rolí a zodpovědností. Chceme si přesněji nastavit procesy, formulovat soubor hodnot a určit, kdo za co zodpovídá.

Krok #3: Jaké jsou naše hodnoty?

Kdyby byl SYNETECH zvíře, jaké by to bylo? Jaká ilustrace nejvíce vystihuje SYNETECH? I takové otázky jsme řešili při celofiremním workshopu, který se týkal společných hodnot. Přemýšleli jsme nad tím, čeho si vážíme na ostatních, čím je firma unikátní i čeho si na nás cení naši klienti.

Výsledek: Z konkrétních příkladů našeho chování, které v práci zažíváme a jsou pro nás důležité, jsme došli k 6 hodnotám, které definují naši kulturu a kterými se chceme řídit.

6 základních hodnot SYNETECHu:

• lidskost,
• transparentnost a férovost,
• profesionalita,
• láska k tomu, co dělám,
• přátelství,
• svoboda.

Krok #4: Vize a co pro nás znamená smysluplnost?

Jedním z nelehkých úkolů pro nás bylo formulování vize firmy. Z hodnotového workshopu totiž vyplynulo, že je pro nás důležitá smysluplnost toho, co děláme. Co to ale pro každého znamená? V dnešní době je to tak často používané slovo, že už by se dalo považovat za buzzword. A tak jsme se zeptali všech lidí ve firmě, co pro ně znamená smysluplný projekt.

Výsledek: Smysluplnost je pro nás práce na projektech, ze kterých mají prospěch nejen autoři, ale hlavně uživatelé - dělají radost, usnadňují život, pomáhají nebo přináší něco nového. Stejně tak je pro nás smysluplné, když si můžeme pořádně zaprogramovat. To nás totiž baví 🙂

Krok #5: Principy práce a firemní struktura

Kromě společných hodnot jsme si určili i principy, na kterých chceme naši práci stavět. Tento proces začal workshopem, na kterém jsme se potkávali v pomyslných virtuálních kavárnách a ve skupinkách diskutovali nad tématy, které se týkaly řešení konfliktů, zpětné vazby, rozhodování a našeho posunu. V neposlední řadě došlo i na novou organizační strukturu.

Výsledek: Definovali jsme si 4 základní principy práce a procesy, kterými je naplňujeme. Organizační struktura firmy je plochá a tvoří ji autonomní a soběstačné týmy, které rozdělujeme podle řemesla a práce na projektech.

Navrhnout novou organizační strukturu firmy pro nás byla v celém procesu asi největší challenge.

Jak potvrzuje sám Vráťa:

„Nejvíc složité pro nás asi bylo vytvořit strukturu firmy. Jak spojit to, že je jedna skupina lidí, které sdružuje řemeslo, a pak je další skupina na projektu, která je jiná v rámci toho projektu i specializace. Vymyslet vazbu mezi garantem Housu a projekťákem, protože to jsou dva lidi, kteří mohou zodpovídat za stejného člověka, ale za různé aspekty jeho chování.”

Krok #6: Co mohou nabídnout jednotlivé Housy?

Následující workshopy už probíhaly jednotlivě v rámci každého Housu. Řekli jsme si, proč House vznikl, jaké jsou jeho cíle, silné stránky jednotlivých členů, jejich role a kam se chtějí posouvat. Přemýšleli jsme, jaké informace nám k práci chybí a jak je získat.

Výsledek: Ujasnění rolí a zodpovědností v rámci Housu. Definovali jsme si, jak často se budeme v rámci Housu potkávat a jaké výstupy potřebujeme pro svou práci od ostatních Housů.

Krok #7: API mezi Housy

Jak bude probíhat kooperace mezi Housy? Co všechno od sebe vzájemně potřebujeme? A dává nám to smysl? To jsme si řekli na jednotlivých schůzkách mezi housy. Každý garant za House se jednotlivě potkal s ostatními garanty a nasdíleli si své požadavky.

Výsledek: Definovali jsme si API mezi Housy, tedy co konkrétně od sebe jednotlivé housy potřebují, proč, v jakém formátu a kdy si budou informace předávat. Nastavili jsme si tak jasné procesy a zodpovědnosti, které, jak vyplynulo v kroku #2, jsme postrádali.

Krok #8: Žijme vše, co jsme si sami definovali, a neustále iterujme!

Dá se říct, že jsme u konce? Rozhodně ne 🙂 Teď to teprve začíná… učíme se nové principy uplatňovat, vnímáme, co nám dává smysl a kde máme ještě mezery, děláme chyby. Je to neustálý proces učení a společného posouvání se.

Jak sám Michal doplňuje:

„Teď bude zajímavé to další období, kdy začnete vše používat a uvidíme, co z toho vyplyne. Pak přijde test, jestli jsme připraveni na to společně reagovat a to, co nefunguje změnit. Ono se totiž určitě něco nepovede.:)”

Vráťa má podobný názor:

„Já myslím, že jsme pořád v počátečním stádiu. Už víme kontury jak chceme fungovat, snažíme se vše nasazovat, ale pořád to není úplně ono. Ale i to, že se o tom bavíme, je zásadní. Kdybychom to jenom vzali a nasadili, tak tam neproběhne ten learning. Takže je důležité dát všemu čas to vstřebat.”

Přechod k holakracii: super práce, která nekončí

Co si budeme povídat, přechod na holakratickou firmu bez hierarchie někdy bolel, někdy se nám nechtělo, ale stálo to za to. Díky Verče a Michalovi za promyšlené workshopy, které rozhodně nebyly nudné a celému SYNEtýmu, že se do toho pustil se zápalem a jedinečným vtipem sobě vlastním :)

Nyní nás čeká pokračování v již nastaveném fungování, dál se budeme učit a posouvat. Víme, že je to neustálá práce, ale s chutí jedeme do toho…

Chcete vědět více o holakracii (tyrkysovosti či svobodné firmě) nebo máte jakékoliv jiné otázky? Klidně se nám ozvěte.