Digitalizace interních procesů: pryč s papíry a frustrací zaměstnanců

Doba dovolila firmám vydechnout. Na chvíli se přestaly hnát za ziskem či růstem a začaly řešit velmi upozaďovanou věc – optimalizaci interních procesů. Tento druh digitalizace má sílu zefektivnit chod firmy, odstranit zbytečné repetitivní činnosti, snížit tím frustraci zaměstnanců a uvolnit jim tak ruce ke smyslupné expertní práci. To vše vede k úspoře. Víte, jak na ni?

Pryč s papíry a zbytečnou prací

Věděli jste, že účtárny dnes fungují jako neefektivní pyramida s málo seniorními pozicemi a přehršlí asistentů, stážistů a juniorů? Nejvíce času (někdy až 80 %) tráví kopírováním účtenek a jejich lepením na čtvrtky papíru, což je ve 21. století docela zbytečná práce, nemyslíte? Přitom stačí využít již dostupné technologie. Základní administrativa se digitalizací lehce zautomatizuje a z účetních se stanou partneři nejvyšších manažerských pozic ve firmě. Díky datům pak budou šéfům i klientům zlepšovat byznys.

Vlastně by se dalo říct, že nevyužít pro své podnikání dnešní jednoduše dostupné technologie, je hřích.

"Papír je fajn, ale ke kreslení obrázků nebo dělání osobních zápisků. Přenos informací mezi osobami spíše zpomaluje."

Digitalizace ušetří peníze

V optimalizaci nákladů mohou zásadně pomoci webové nebo mobilní aplikace pro řešení interních záležitostí. Nabízí opravdu široké spektrum využití od digitalizace účetniství a logistických procesů přes práce s budgety, řešení docházky, bookování místností a času kolegů až po výuku a vzdělávání zaměstnanců nebo předávání hodnot uvnitř firmy. Tím zjednodušují procesy uvnitř společnosti a dokáží ušetřit miliony korun.

Kdy se vrhnout na digitalizaci interních procesů?

• Říkají lidé ve firmě, že něco funguje špatně nebo pomalu?
• Nemají čas na svoji práci?
• Chybí jim určité informace?

Tak to je přesně ta chvíle, kdy je potřeba něco změnit. Odhalit neefektivity ve své firmě je velmi důležitý krok.

“Dalším alarmujícím stavem je, kdy zaměstnanci začínají být z vnitřních procesů nebo repetitivních činností frustrovaní. To samozřejmě může mít různé příčiny. Pokud se to ale děje ve firmě jako celku, je dobré začít o digitalizaci alespoň přemýšlet.”

Na začátku stačí, když se najde jen jediná věc, která může být digitalizovaná. Může to být i minimální část celého procesu, kterému mobilní aplikace pro firmy ve výsledku pomůže a další potřeby se mohou objevit postupně… Možná, že když budou mít zaměstnanci aplikaci v mobilu, tak se celý proces ještě více zrychlí. Nebo třeba nová funkce webu usnadní práci další desítce zaměstnanců. Následným možnostem se meze nekladou.

Na začátku stačí, když se najde jen jediná věc, která může být digitalizovaná. Může to být i jen malá část celého procesu, ostatně právě o tom mluví náš nedávný článek o Minimum Viable Product. Navržená mobilní aplikace či funkce na webu pak může pomoci celý proces výrazně ulehčit a zrychlit. Následným dodatečným funkcím a možnostem se meze nekladou.

Krabicový software nebo řešení na míru?

Napoprvé bude mít asi každý tendenci sáhnout po nějakém krabicovém řešení, protože neví, co přesně potřebuje. V praxi se však často ukáže, že by jej bylo třeba ještě trochu “přiohnout” na procesy, které jsou ve firmě zajeté (či specifické) nebo přidat další funkce.

A tady přichází v úvahu dvě varianty.

Buď se domluvit s firmou, která software dodává, aby jej upravila (což bývá značně nákladné), nebo začít přemýšlet nad řešením na míru, které už bude stoprocentně nastavené na firemní procesy.

Obecně se dá říct, že specifický customer software je dobré řešit ve chvíli, kdy jasně víme, co chceme. To ale dost pravděpodobně zjistíme až po vyzkoušení krabicového softwaru.

Jak vyvinout aplikaci nebo interní systém dobře?

Ptejte se lidí, kteří ho budou používat, rozhodně by ho neměl navrhovat vyšší management. Veškerá rozhodnutí mají vzejít od těch, kteří budou s novým systémem pracovat a používat ho na denní bázi. Jen oni totiž ví, co je potřeba a jak daný proces funguje. Ostatně jsme o tom obšírněji psali již ve článku o vývoji mobilních aplikací.

“Bohužel se dost často stává, že vyšší management sice chce digitalizací zefektivnit procesy, jenže si sám vymyslí nějaký systém a nutí své lidi v něm pracovat. A to je často spíš horší než lepší.”

Navíc, navržení systému samotnými zaměstnanci pomůže k jeho rychlému přijetí, protože to byli právě oni, kteří se podíleli na tom,jak aplikaci vyvinout.

Jaké interní procesy jsme zjednodušili my?

Pořád váháte a nevíte, co si pod danou problematikou digitalizace procesů představit? Seznámíme vás tedy s interními systémy a aplikacemi, které jsme vytvořili:

• ### Vzdělávání zaměstnanců - e-learning aplikace pro Oriflame

Oriflame Learning Hub je platforma, díky které mají konzultanti a ambasadoři značky po celém světě veškeré informace od mateřské firmy. Najdou v ní všechny kurzy i školení, mohou se zlepšovat a být efektivnější.

• ### Digitalizace interního účetnictví

S wflow.com jsme zajistili přenos účtenek a faktur do cloudu. Žádné papírování, žádné lepení na čtvrtku, stačí účtenku vyfotit a naše speciální funkce „edge detection“ ji navíc ořízne i rohy.

• ### Správa firemních budgetů

Direct finance je mobilní aplikace pro firmy, která je snem každého, kdo se stará o finance. Díky propojení s kartami MasterCard hned ví, kdo a za co utrácí. A navíc může v řádu sekund peníze libovolně přesouvat.

• ### Logistické interní procesy

Synchronizovali jsme veškerou správu a dodávání stavebních materiálů pro jistou cementárenskou společnost. Díky aplikaci mají kontakty dodavatelů i informace o dodávkách na jednom místě, což jim umožňuje přesnější plánování stavby.

• ### Interní systémy ve zdravotnictví

Vyvinuli jsme aplikace, které pomáhají ortodontistům navrhnout správný tvar rovnátek pro své pacienty, sledovat jejich vývoj i nasimulovat finální výsledek i pohyb zubů. Optometristům jsme zase pomohli s jednodušším měřením zraku pacientů.

Nedělejte krok zpět

Korona krize nám ukázala, že dnešní úspěšný svět stojí na digitalizaci a není třeba se jí bát. Naopak, je zásadní přestat ji v rámci interních procesů odsouvat na druhou kolej. Jasně, není na první pohled vidět, není hlavním ukazatelem ani metou firmy (což je přímý zisk), ale i když máte své zajeté procesy, digitalizace vám je usnadní a ve finále díky ní vyděláte.

Ačkoliv cena vývoje aplikace není malá, obvykle se vám vrátí do roka. Poté již digitalizace přináší jen úspory, povětšinou zásadní. Zejména v této době, kdy nikdo neví, jakým směrem bude naše práce směřovat to může být pro firmu rozdíl mezi bytím a nebytím. Možná nás z hlediska interních systémů (i kdyby jen kvůli možnosti práce na dálku) čekají zlaté časy. Nevracejme se proto ze strach či lenosti do minulosti.

Jak vyvinout interní aplikaci? Hlavní je smysl

Již jsme psali, že mobilní aplikace má mít smysl, a stále si za tím stojíme. Bez něho jde jen o aplikaci pro aplikaci. To samé platí i pro webové aplikace. V obou případech se totiž skrývá obrovský potenciál, který je třeba jen správně uchopit. Digitalizace má sílu posouvat společnost dopředu, minimalizovat zbytečnou práci a šetřit čas a peníze. Proto je rozhodně dobré se do revizí procesů a jejich digitalizace pustit.

Zaujala vás možnost digitalizace, ale nevíte, jak na to?

Máme letité zkušenosti. Vše s vámi zkonzultujeme a provedeme vás procesem vývoje a digitalizace. Poradíme s návrhem, uspořádáme interní workshop, vše nadesignujeme i vyvineme.

NAPIŠTE NÁM.